Do Excel ao oPonto
Gerir um centro de explicações sem folhas de Excel
As folhas de cálculo são ótimas para começar. Quando há vários professores, dezenas de alunos e mensalidades para conferir, passam a ser mais uma coisa para manter. Veja o que muda.
Folha de cálculo ou oPonto
| Tarefa | Com folhas de cálculo | Com o oPonto |
|---|---|---|
| Horas dos professores | Somadas à mão no fim do mês, a partir de várias folhas. | Apuradas a partir da duração real de cada aula dada. |
| Presenças | Num caderno ou numa folha partilhada, preenchida quando há tempo. | Marcadas pelo professor no telemóvel, durante a aula. |
| Sumários | Espalhados por cadernos, mensagens e documentos. | Ligados à aula certa, em rascunho ou publicados às famílias. |
| Mensalidades | Uma folha à parte, que tem de bater com as aulas dadas. | Cobranças do mês ligadas aos acordos de cada família (Gestão e Rede). |
| Quem mudou o quê | Difícil de saber, sobretudo com a folha partilhada. | Ações sensíveis registadas e acessos por papel. |
| Fecho do mês | Conferir tudo à mão e esperar que nada falte. | Pendências à vista antes de fechar e exportação dos totais. |
Como trazer o que já tem
Passo 1
Exporte a folha como CSV
No Excel ou no Google Sheets, guarde a lista de alunos e contactos em formato CSV.
Passo 2
Faça corresponder as colunas
Indique que coluna da sua folha é o nome, o email ou o contacto do encarregado. O oPonto sugere um modelo para começar.
Passo 3
Reveja antes de gravar
A pré-visualização mostra linhas prontas, erros e possíveis duplicados. Nada é gravado até confirmar.
Passo 4
Convide a equipa
Os professores recebem um convite por email e começam a marcar presenças nas aulas seguintes.
O Excel não desaparece
O oPonto não o obriga a abandonar as folhas de cálculo. O fecho do mês e os relatórios exportam para Excel, CSV e PDF, para o contabilista ou para as suas próprias análises. A diferença é que os números passam a sair das aulas registadas, em vez de serem copiados de uma folha para outra.
Perguntas sobre a mudança
Tenho de deixar de usar o Excel?
Não. O oPonto exporta os totais do mês, os relatórios e o fecho para Excel, CSV e PDF. O que deixa de ser preciso é manter à mão a folha das horas e a das mensalidades, porque passam a ser calculadas a partir das aulas.
Em que formato importo os alunos?
Em CSV. No Excel ou no Google Sheets, guarde a folha como CSV e carregue o ficheiro no oPonto. Antes de gravar, vê que linhas estão prontas, quais têm erros e quais parecem duplicados.
A vossa equipa pode fazer a importação por mim?
Sim, nos planos Gestão e Rede a migração de dados está incluída: durante o arranque, a equipa oPonto importa os alunos, as famílias e os encarregados de educação, os professores, os grupos e os horários, a partir das suas folhas de Excel ou CSV ou da exportação do programa que usa hoje. O histórico fiscal (faturas e recibos já emitidos) não é migrado. No plano Essencial, a importação de CSV faz-se por conta própria.
E se a minha folha tiver colunas com outros nomes?
Na importação indica qual coluna da sua folha corresponde a cada campo do oPonto, por exemplo nome do aluno, email ou contacto do encarregado.
Quanto tempo demora a mudar?
Depende do tamanho do centro. Importar a lista de alunos e convidar os professores faz-se no mesmo dia; o resto entra à medida que as aulas vão sendo marcadas. A configuração inicial é acompanhada.
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Experimente com os seus próprios dados
O plano Gestão tem 60 dias grátis, sem cartão de crédito, e inclui a migração dos seus dados pela nossa equipa. Ou importe a lista de alunos por si e veja o seu centro no oPonto.